Un changement réglementaire majeur qui ne concerne plus seulement la finance
Depuis plusieurs années, l’État français pousse les entreprises vers la dématérialisation des factures. L’obligation a d’abord concerné les relations avec la sphère publique : depuis 2020, toutes les entreprises doivent transmettre leurs factures aux entités publiques via la plateforme Chorus Pro. Mais la réforme franchit désormais un cap décisif : elle s’étend à l’ensemble des transactions entre entreprises assujetties à la TVA.
Le calendrier, initialement fixé par l’ordonnance n° 2021-1190, a été reporté et confirmé par la loi de finances pour 2024. À compter du 1ᵉʳ septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront, dès cette même date, émettre leurs factures dans un format électronique structuré. Un an plus tard, au 1ᵉʳ septembre 2027, cette obligation d’émission s’étendra aux petites et moyennes entreprises (PME) ainsi qu’aux micro-entreprises. Parallèlement, l’administration fiscale mettra en place un dispositif de e-reporting, obligeant chaque entreprise à transmettre les informations essentielles relatives à ses opérations soumises à la TVA (ventes, achats, paiements).
Cette réforme s’appuie sur un modèle technique précis. Les simples PDF envoyés par e-mail ne suffiront plus : seules des factures structurées selon des normes comme UBL ou CII, ou intégrées dans des formats hybrides contenant à la fois un visuel lisible et des données structurées, seront acceptées. Les entreprises pourront s’appuyer soit sur le portail public de facturation, soit sur des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), qui serviront d’intermédiaires agréés pour acheminer les données vers l’administration fiscale.
Autrement dit, la dématérialisation des factures cesse d’être un choix ou une simple bonne pratique : elle devient une obligation légale assortie de délais précis. Et son impact dépasse largement les services comptables.
Pourquoi les directions achats sont au cœur de l’enjeu
Traditionnellement, les entreprises confient la gestion des obligations fiscales et des outils de facturation aux départements finance ou informatique. Pourtant, la réussite de cette transition dépend en grande partie des relations avec les fournisseurs. Or c’est précisément le cœur de métier des directions achats.
Chaque facture électronique commence bien avant son émission : elle découle d’un bon de commande correctement rédigé, d’un contrat précisant les modalités de facturation et d’une relation fournisseur suffisamment mature pour intégrer les nouvelles normes. Les directions achats connaissent ces interlocuteurs, négocient les conditions commerciales, surveillent les performances et identifient les fournisseurs stratégiques. Elles sont donc les mieux placées pour anticiper les impacts de la réforme sur les processus existants.
Laisser la transformation uniquement entre les mains de la finance ou de la DSI reviendrait à traiter la facturation électronique comme une opération technique, alors qu’il s’agit avant tout d’une mutation relationnelle et organisationnelle. Sans implication des acheteurs, le risque est réel : fournisseurs non conformes incapables de transmettre les bonnes données, retards de paiement liés à des rejets techniques, perturbation de la chaîne d’approvisionnement si des partenaires clés ne parviennent pas à s’adapter.
Transformer une contrainte réglementaire en levier stratégique
Prendre l’initiative permet à la fonction achats de faire de cette obligation un outil de performance. La facturation électronique est intimement liée à l’efficacité des processus procure-to-pay (P2P). Elle facilite l’automatisation du rapprochement entre commande, réception et facture, réduit les erreurs de saisie et les litiges, accélère les délais de traitement et améliore la visibilité sur les flux financiers.
En pilotant la transition, la direction achats peut donc améliorer la qualité de son propre travail : réduction des tâches administratives chronophages, gains de productivité, amélioration des indicateurs de paiement fournisseur. À terme, cela se traduit par une meilleure maîtrise des coûts et des délais, mais aussi par une relation plus fluide avec les partenaires externes.
Cette réforme peut également devenir un catalyseur pour d’autres projets digitaux. La mise en place d’un système compatible avec la facturation électronique oblige à cartographier les fournisseurs, à clarifier les circuits de validation internes et à mettre à jour les données de référence. Ce travail structurel peut servir de base à des initiatives plus larges : intégration d’outils d’e-sourcing, pilotage avancé des contrats, suivi des engagements RSE ou encore automatisation des contrôles de conformité.
Un projet transversal qui exige un pilotage solide
La facturation électronique ne se limite pas à un simple changement d’outil. C’est un projet transversal qui mobilise la finance, les achats, l’informatique, la fiscalité et parfois le juridique. Chaque département y voit des enjeux différents : conformité réglementaire pour la finance, intégration système pour la DSI, continuité d’approvisionnement pour les achats.
Dans ce contexte, la direction achats a une carte à jouer en prenant le leadership. Elle dispose d’une vision globale des flux fournisseurs, d’une capacité à hiérarchiser les risques et d’une légitimité pour dialoguer avec les partenaires externes. Assumer ce rôle de chef d’orchestre permet d’éviter les projets menés en silos, sources de retards et d’incompatibilités techniques.
Cette posture renforce également la crédibilité stratégique des achats. Dans de nombreuses organisations, la fonction reste perçue comme un centre de coûts ou un service support. En se positionnant comme moteur de la transformation numérique et réglementaire, elle gagne en influence et démontre sa contribution directe à la performance globale de l’entreprise.
Les défis à anticiper et les réponses possibles
Le premier obstacle est la résistance au changement du côté des fournisseurs, en particulier les plus petites structures qui n’ont pas encore investi dans des outils compatibles. Les directions achats peuvent y répondre par une communication claire, des sessions d’information, un accompagnement technique ou même la mise en place de clauses contractuelles spécifiques.
La complexité technique constitue un autre défi majeur. Les systèmes d’information achats et les ERP devront s’adapter pour échanger des données structurées (UBL, CII) et se connecter aux plateformes partenaires. Ici encore, la présence d’acheteurs capables d’identifier les processus critiques et de hiérarchiser les priorités techniques est un atout.
Enfin, il faut prendre en compte la dynamique réglementaire : les spécifications peuvent évoluer à mesure que l’administration précise les modalités. Mettre en place une veille active et collaborer avec des experts en fiscalité digitale devient essentiel pour rester conforme sans réinventer en permanence les processus.
Saisir l’occasion pour repositionner les achats
Cette obligation légale pourrait être vécue comme une contrainte lourde et subie. Mais elle offre aussi une occasion rare de repositionner la fonction achats comme acteur stratégique de la transformation digitale. En pilotant la transition vers la facturation électronique, la direction achats peut :
- sécuriser la conformité réglementaire de l’entreprise,
- renforcer la fiabilité des données fournisseurs,
- améliorer les délais de traitement et donc la satisfaction interne,
- démontrer sa capacité à anticiper les évolutions du marché et de la réglementation.
Dans un contexte où les entreprises cherchent à fiabiliser leur chaîne d’approvisionnement, à réduire les coûts et à accélérer leur transformation numérique, les directions achats ont tout intérêt à se saisir de ce chantier pour asseoir leur rôle clé.
La facturation électronique obligatoire n’est pas une simple mise à jour technique ni un sujet réservé aux équipes comptables. C’est un changement structurel qui touche le cœur des relations fournisseurs et des processus d’achats. En s’appropriant ce projet, la Direction Achats peut passer d’une posture défensive, subir la réforme, à une démarche offensive qui modernise ses pratiques, améliore sa performance et renforce sa légitimité stratégique.
Sources:
Facturation électronique et plateformes partenaires https://www.impots.gouv.fr/facturation-electronique-et-plateformes-partenaires
Spécifications externes B2B https://www.impots.gouv.fr/specifications-externes-b2b
